Czy można zaprosić urzędnika na kolację? Oto, co musisz wiedzieć o compliance, która chroni firmy przed korupcją

Pracownicy korporacji traktują compliance jako wygodne narzędzie, gdy trzeba kogoś zwolnić. Eksperci jednak temu przeczą. Wprowadzana powoli i z mozołem moda z Zachodu raczej się opłaca. Compliance oznacza zgodność, czyli przestrzeganie prawa i wewnętrznych regulaminów, etyki. Firmy chroni przed utratą wizerunku, a pracowników przed utratą pracy. Pomaga znaleźć odpowiedź m.in. na pytanie: "czy można zaprosić na obiad urzędnika?" Konrad Ciesiołkiewicz i Sławomir Chmielewski, eksperci Krajowej Izby Gospodarki Cyfrowej wyjaśniają, jak cienka jest granica pomiędzy zwykłą wdzięcznością biznesową a korupcją.
 

ADVERTISEMENT
 

Krajowa Izba Gospodarki Cyfrowej przygotowała raport na temat compliance. Inn:Poland rozmawia z jego autorami, radcą prawnym Sławomirem Chmielewskim i Konradem Ciesiołkiewiczem.
 


Mówiąc po polsku, czym jest compliance? Czym różni się compliance od zwykłego stosowania prawa pracy i wewnętrznych regulaminów, statutów firmy?

Sławomir Chmielewski: Mówiąc dosłownie compliance to zgodność. W biznesie oznacza prowadzenie działalności w odpowiedzialny sposób, który zapewnia respektowanie przez firmę przepisów prawa, wymogów regulacji, rekomendacji i standardów rynkowych oraz branżowych, a także przestrzegania zasad etyki zawodowej. Compliance nie ogranicza się do obowiązku stosowania w przedsiębiorstwie prawa pracy i wewnętrznych dokumentów firmowych, to szersze pojęcie i obejmuje obowiązek stosowania prawa krajowego, a w niektórych przypadkach również prawa wspólnotowego, czy nawet przestrzegania prawa państw trzecich.

Wspomnę choćby przepisy antykorupcyjne takie jak US Foreign Corrupt Practices Act czy U.K. Bribery Act. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach przedsiębiorca musi też mieć na względzie, jakiego kontrahenta czy kooperanta sobie wybrał. To jest szczególnie ważne w świetle Programów Sankcji Gospodarczych, w tym przepisów o zakazie wspierania terroryzmu. Compliance to również system mający zapewnić przestrzeganie m.in. norm prawa pracy, na który składają się działania prewencyjne w postaci szkoleń, zwiększania świadomości pracowników, aż po działania ograniczające szkodę w chwili pojawienia się kryzysu.

Znajomi z korporacji twierdzą, że compliance to taki wygodny sposób, gdy trzeba kogoś zwolnić. Wspomnienie o niej kończy wszystkie żarty. Panów zdaniem, to raczej kij czy marchewka dla pracowników? Ile osób rocznie traci pracę ze względu na compliance?

Konrad Ciesiołkiewicz: Takich liczb nie da się podać i bardzo dobrze. Bo compliance nie powinno być traktowane jak narzędzie do ścigania potencjalnych przestępców, a uwaga menedżerów nie może być skupiona w pierwszej kolejności na nieprawidłowościach. Uważam, że compliance można traktować pozytywnie, jako profesjonalne wsparcie dla pracowników w ich codziennym funkcjonowaniu.

W takim razie, jaki jest konkretny cel wprowadzenia do firmy nowej regulacji?

S.C. Celem jest zapobieganie sytuacjom, kiedy nieprzestrzeganie prawa w działalności firmy mogłoby przynieść straty finansowe lub wizerunkowe. Źródłem strat finansowych mogą być decyzje administracyjne np. regulatora rynku, wyroki odszkodowawcze. W konsekwencji przychodzi spadek obrotów w wyniku utraty reputacji czy załamanie się kursu akcji, poprzedzone negatywnymi doniesieniami medialnymi. Utrata wizerunku może mieć swoje źródło w postępowaniu karnym prowadzonym wobec menadżera lub pracownika przedsiębiorstwa. Jak widać zagrożeń jest wiele.

Jakie są korzyści z wprowadzenia compliance i jak szybko możemy się ich spodziewać?

K.C.: Przede wszystkim lepsze zarządzanie ryzykiem i unikanie kłopotliwych sytuacji. Po drugie, pozwala budować kulturę organizacyjną opartą na: odpowiedzialności, przejrzystości, bezpośredniości i uczciwości, przekładając je na praktykę zawodowego funkcjonowania. Po trzecie, to wsparcie dla pracowników i menedżerów, które może zmniejszyć poziom negatywnego stresu, co w wymiarze całej firmy ma ogromne znaczenie.

Kiedy podejmuję ważną decyzję, to wiem, że zawsze mogę zwrócić się o wparcie, wyjaśnić wątpliwości, zgłosić potencjalne konflikty interesów, czy poprosić o zweryfikowanie dostawcy. Dzięki temu napięcie związane z podejmowaniem trudnych decyzji spada, bo wiem, że nie zostaję z tym sam. To dotyczy tak samo nowych dostawców, jak i decyzji personalnych podejmowanych w firmie. Jest to szalenie ważne, bo funkcjonujemy dziś w wielu rolach, a oceny zależą często od wielu kontekstów.

Przykładowo, jeśli pracowałem 2 lata temu dla firmy, która od niedawna zaczęła świadczyć usługi dla mojego obecnego pracodawcy, to powinienem podpisywać taką umowę? Jeżeli współpracuję z instytucjami publicznymi, to czy mogę zaprosić mojego partnera na wystawną kolację? Czy kiedy przełożony kolejny raz wyżywa się w sposób wulgarny na swoim pracowniku, to jest mobbing, czy nie?

Wielu pracowników może się w nich gubić. To zupełnie zrozumiałe. Dlatego dobrze funkcjonujące compliance powinno być przede wszystkim pozytywnym doradcą wspierającym pracowników. Kluczem jest posiadanie wiedzy i informacji. Kiedy organizacja ma wiedzę, to ryzyko dla firmy i ludzi spada radykalnie.

Czy firma może zarobić na wprowadzeniu compliance? Ile kosztuje wdrożenie i dlaczego tak drogo?

S.C.: Nie można wyliczyć wprost kwoty, jaką firma zaoszczędzi czy zarobi. Pytanie warto postawić inaczej: czy firmie to się opłaca? Odpowiedź może być tylko twierdząca. Sprawnie działający system compliance będzie minimalizował ryzyka straty finansowej czy wizerunkowej. Oczywiście są koszty związane np. z nowymi stanowiskami pracy, szkoleniami, narzędziami informatycznymi. Jednak mogą się one okazać niewielkim promilem straty, jaka wystąpi w przypadku kryzysu. Dla przykładu, afera korupcyjna kosztowała Siemensa ok. 1,6 miliarda euro. A były to tylko koszty wypłaty zasądzonych kar, implementacji systemu zapobiegania korupcji i niezbędnej obsługi prawnej!

K.C.:Moim zdaniem ważne jest, aby compliance nie było traktowane jak „listek figowy", ale stało się dla firmy tym, czym dobry garnitur dla menadżera, wygodny w noszeniu, odporny i niezawodny. Nie powinno utrudniać działalności firmy, lecz pozwalać szybko reagować na zagrożenia. W takiej sytuacji koszty nie są najbardziej istotne.

Jakie są narzędzia compliance? Trzy najważniejsze rady panów, które z nich są najbardziej skuteczne?

K.C.: Narzędzi jest bardzo dużo. To m.in.: porady, prezentowanie dobrych praktyk, mentoring, anonimowe kanały komunikacji, komisja etyki, audyty, wyciąganie wniosków z błędów, procedury i polityki, szkolenia, dochodzenia i wyciąganie konsekwencji. Z mojej perspektywy wszystkie mogą być skuteczne.

Jeśli chcemy zmieniać mentalność i tworzyć nową kulturę pracy, o której ciągle mówię, to zdecydowany nacisk powinniśmy kłaść na doradztwo, mentoring, promowanie dobrych praktyk, wyciąganie wniosków. Oczywiście bez naiwnego tolerowania łamania reguł i prawa. Niemniej te akcenty powinny być widoczne. Za błąd uważam utożsamianie compliance wyłącznie z dochodzeniami, procedurami i karaniem.

Z panów analizy wynika, że to kolejna trudna rzecz, którą świat zawdzięcza upadkowi Lehman Brothers. Dlaczego compliance w ogóle przeszło z medycyny do biznesu?

S.C.: W medycynie compliance odpowiadało konsekwentnemu przestrzeganiu przez pacjenta zaleceń lekarskich. W ekonomii to pojęcie zaczęto stosować w latach 90. XX wieku w USA, na fali kolejnych przestępstw gospodarczych. Jednak dopiero od światowego kryzysu finansowego z początku XXI wieku, zapoczątkowanego symbolicznym upadkiem banku Lehman Brothers, termin zaczął zyskiwać na znaczeniu w instytucjach finansowych. Stąd zaczęła się ekspansja compliance na inne branże.

Czy to jest rozwiązanie jedynie dla dużych firm z branży finansowych? Może jeszcze przeważać opinia, że to zabawka dla bogatych zachodnich korporacji, a polskie MSP muszą sobie radzić inaczej.

K.C.: Mówimy tak naprawdę o integralnym elemencie zarządzania zespołem i organizacją. Bycie fair wobec pracowników, klientów firmy i wszystkich jej partnerów - to przecież istota compliance, ale też odpowiedzialnego zarządzania. Każdy, kto prowadzi biznes chce zmniejszać ryzyko potencjalnych kłopotów. Samo w sobie compliance nie jest drogie. Jeśli firmę stać, może rozbudowywać w nieskończoność narzędzia, na przykład szkolenia. Jednak na niezbędnym poziome stać na to większość firm.

Siemens wdrożył compliance, a mimo to wpadł w aferę łapówkarską. Jak stosować tę procedurę, żeby z jednej strony ona działała, przynosiła korzyści firmie, a z drugiej - nie zniechęcała pracowników do dołączania do firmy?

K.C.: Nie chcę mówić o konkretnej firmie, bo czarne owce mogą znaleźć się wszędzie. Procedury to tylko jeden z elementów i z pewnością nie najważniejszy. Najważniejsze są kulturowo zakorzenione normy społeczne i wartości. Jeśli firma zatrudniała będzie ludzi nie tylko ze względu na ich twarde umiejętności, ale również ze względu na to, kim są i jaki świat wartości reprezentują, to tym samym zmniejszała będzie ryzyko. Amerykański model tzw. Gracza A opiera się na tym, że system wartości jest ważniejszy od umiejętności, bo umiejętności można nabyć, a wartości związane są silnie z osobowością.

Podobno tym pomysłem zainteresowało się w Polsce nawet znane i lubiane CBA. Dlaczego instytucje państwowe podchwyciły to rozwiązanie, Komisja Nadzoru Finansowego czy nawet Giełda?

S.C.: To naturalne, że instytucje państwowe, poczynając od CBA poprzez Komisję Nadzoru Finansowego a skończywszy na GPW, wspierają wszelkie działania sektora prywatnego, które mają na celu zapewnienie przestrzegania prawa przez firmy. W ten nurt compliance wpisuje się doskonale. Dlatego nie dziwi mnie, iż CBA, KNF i GPW nawiązały długoterminową współpracę w zakresie organizacji szkoleń i warsztatów służących podnoszeniu kultury compliance w spółkach notowanych na warszawskiej giełdzie.

Wartość spółki jest wypadkową wielu czynników a doświadczenia pokazują, iż lepiej postrzegane są te z wdrożonym systemem compliance, gdzie ryzyko strat finansowych ponoszonych wskutek działań niezgodnych z prawem jest minimalne a spółka działa etycznie. Ustawodawca, również dostrzegł zalety systemu compliance, wprowadzając w pewnym zakresie obowiązek jego posiadania w instytucjach finansowych.

„Duch compliance", system, to trąci korpomową, pod którą niewiele się kryje. Jak wygląda stosowanie tego, na co dzień? Powiedzmy, że do firmy przychodzi nowa osoba, która nigdy o tym nie słyszała. I co dalej, jak compliance wpłynie na jej obowiązki, dzień pracy?

S.C.: W pierwszych dniach pracy nowy pracownik powinien zostać przeszkolony i zapoznany z funkcjonującym w firmie compliance z nakierowaniem na ryzyka, z jakimi może zetknąć się w trakcie wykonywania obowiązków. Ważne, by nie traktował tych wytycznych jako hamulca w działaniu, w osiągnieciu sukcesu w pracy, lecz jako formę pomocy, która zabezpiecza firmę i jego samego przez ryzykami.

Jak najszybciej złamać zasady compliance? Jakie są najczęstsze przypadki?

S.C: Takie zagrożenia wynikają z pokusy osiągnięcia zysku, czy celu biznesowego, stosując przy tym niezgodne z prawem metody. Najczęściej chodzi o korupcję pracowników i menadżerów. Często pracownik może nawet nie mieć świadomości, iż jego działanie to już korupcja, gdyż jest cienka granica pomiędzy zwykłą wdzięcznością biznesową a korupcją.

Wręczanie drobnych upominków lub zaproszeń (posiłki, imprezy o charakterze marketingowym, rozrywka) stanowi przyjęty przez rynek element prowadzenia relacji pomiędzy firmami. Należy jednak pamiętać, że dawanie lub otrzymywanie podarunków w sposób uznany za niewłaściwy może skutkować oskarżeniem o korupcję i idącymi za tym konsekwencjami.

Czy muszę wtedy zwolnić pracownika?

Odpowiedzialność pracownika za naruszenie zasad compliance zależy od wielu czynników m.in. od wagi naruszenia, sposobu, okoliczności i jego skutków. Kary w tym zakresie wynikają z przepisów kodeksu pracy. Przewiduje on trzy rodzaje konsekwencji: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Za korupcję - jeżeli zostanie stwierdzona prawomocnym wyrokiem - pracownik może też zostać zwolniony dyscyplinarnie.

Pracodawca oczywiście nie musi skorzystać z tego prawa lecz w takim przypadku musi liczyć się z utratą reputacji. Dlatego jestem zwolennikiem „zasady „zero tolerancji dla korupcji". Z drugiej strony na pewno każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie zanim podejmie się decyzję.

Źródło: http://innpoland.pl/126017,czy-mozna-zaprosic-urzednika-na-kolacje-oto-co-musisz-wiedziec-o-compliance-ktora-chroni-firmy-przed-korupcja